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ORGANIZZARE UNA GARA SOTTO L’EGIDIA FITRI (2° parte)

Dopo aver visto una panoramica generale riguardo ai permessi necessari per poter rendere ufficiale una competizione sportiva ed inserirla nel calendario F.I.Tri. (vedi https://www.triathlonmania.it/triathlon/organizzare-una-gara-sotto-legida-f-i-tri/)
In questa secondo secondo articolo vorrei dare alcuni consigli pratici su come effettuare tutte le richieste necessarie.

 Come redigere una richiesta: consigli pratici

 Innanzitutto è ovviamente consigliato di valutare se vi sono richieste particolari da parte del soggetto che riceve la nostra richiesta.Come già detto l’altra volta la F.I.Tri. dirama sempre una circolare gare dettagliata con annessi moduli da compilare ed elenco di documentazione da allegare.Per quanto riguarda richieste di nulla-osta rivolte alle istituzioni, molte volte non esistono moduli o direttive precise, ma ovviamente, ricordo, sono da controllare

–       Indirizzi precisi e persone alla cui attenzione vanno inviate le richieste

–       Eventuali richieste pecuniarie (marche da bollo, bonifici) da inviare contestualmente per l’apertura della pratica
 Se non vi sono modelli a cui appoggiarsi, il mio consiglio è quello di inviare (con Raccomandata R.R.) una documentazione abbastanza standard e ripetitiva ai seguenti soggetti

–       Comuni interessati

–       Organi di polizia municipale dei Comuni interessati

–       Provincia/e (se necessario)

–       Regione/i (se necessario)

–       Prefettura e questura interessate

 La documentazione deve contenere

–       Una lettera di intestazione con evidenziate in grande data di svolgimento e tipologia di competizione per cui si chiede l’autorizzazione e la chiara dicitura che si chiede il nulla-osta al suo svolgimento

–       Una presentazione generale dell’evento riguardante principalmente i percorsi di gara utilizzati ed un programma orario di massima (anche se preventivamente non concordato con le autorità)

–       La cronotabella abbastanza dettagliata di impegno delle strade per i percorsi in cui non si chiede/non e’ possibile la chiusura totale del percorso. La cronotabella contiene una serie di punti di passaggio, con tabella km e orario presunto di passaggio del primo e dell’ultimo concorrente. Consiglio… stare un po’ “larghi” con gli orari, ma senza esagerare. E’ un lavoro che va preparato con calma e attenzione.

–       Consiglio sempre di accludere nella stessa le richieste di patrocinio e di autorizzazione all’utilizzo dello stemma Comunale/Provinciale. Il patrocinio puo’ risultare utile per eventualmente evitare anche il pagamento di alcune tasse richieste da terzi (tasse di pubblicità date dall’autorità molte volte in gestione a società esterne)

–       Nel plico per Prefettura e Questura consiglio anche di allegare un dettagliato e ampio documento che descriva in modo ampio il piano organizzativo dell’evento che specifichi come vengono gestiti i vari percorsi (volontari, moto-staffette, barche, servizio sicurezza, ecc…)

 Visto che è poi la Prefettura, in collaborazione con la Questura, che potrebbe poi coinvolgere eventuali pattuglie per la sorveglianza di punti critici sulle strade non comunali (Polizia, Carabinieri, GdF, Forestale, ecc…) un consiglio è quello di inviare anche ai singoli comandi di zona una semplice lettera di avviso riguardo lo svolgimento della manifestazione in cui si descrivono quali strade vengono impegnate ed in cui si specifica che tutte le autorizzazioni sono state inviate a chi di competenza.Per quanto riguarda la eventuale domanda da inviare alla Capitaneria di Porto (autorizzazione della frazione natatoria soprattutto in mare) il consiglio è quello di allegare il dettaglio solo della frazione natatoria e di chiamare anticipatamente la stessa Capitaneria per capire quali informazioni ha bisogno. A volte, oltre a voler sapere quali e quante imbarcazioni saranno sul percorso, necessitano anche una mappa con dettagliata la posizione in coordinate assolute delle boe che delimitano il percorso con annessa descrizione del metodo di misura utilizzato. Non escludo che le richieste possano essere anche piu’ complicate ed è quindi meglio evitare una serie di comunicazioni che dilungano il rilascio dell’autorizzazione stessa.

 Nel prossimo articolo affronteremo il lato “Assicurativo” delle nostre gare. 

Come per tutti gli altri argomenti organizzativi, rimango sempre disponibile per una consulenza specifica in merito. I miei contatti sono in calce

 Sportivi saluti a tutti.
Marco Scotti    info@elbaman.it

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ORGANIZZARE UNA GARA SOTTO L’EGIDIA FITRI (2° parte)

1st agosto, 2012

Dopo aver visto una panoramica generale riguardo ai permessi necessari per poter rendere ufficiale una competizione sportiva ed inserirla nel calendario F.I.Tri. (vedi https://www.triathlonmania.it/triathlon/organizzare-una-gara-sotto-legida-f-i-tri/)
In questa secondo secondo articolo vorrei dare alcuni consigli pratici su come effettuare tutte le richieste necessarie.

 Come redigere una richiesta: consigli pratici

 Innanzitutto è ovviamente consigliato di valutare se vi sono richieste particolari da parte del soggetto che riceve la nostra richiesta.Come già detto l’altra volta la F.I.Tri. dirama sempre una circolare gare dettagliata con annessi moduli da compilare ed elenco di documentazione da allegare.Per quanto riguarda richieste di nulla-osta rivolte alle istituzioni, molte volte non esistono moduli o direttive precise, ma ovviamente, ricordo, sono da controllare

–       Indirizzi precisi e persone alla cui attenzione vanno inviate le richieste

–       Eventuali richieste pecuniarie (marche da bollo, bonifici) da inviare contestualmente per l’apertura della pratica
 Se non vi sono modelli a cui appoggiarsi, il mio consiglio è quello di inviare (con Raccomandata R.R.) una documentazione abbastanza standard e ripetitiva ai seguenti soggetti

–       Comuni interessati

–       Organi di polizia municipale dei Comuni interessati

–       Provincia/e (se necessario)

–       Regione/i (se necessario)

–       Prefettura e questura interessate

 La documentazione deve contenere

–       Una lettera di intestazione con evidenziate in grande data di svolgimento e tipologia di competizione per cui si chiede l’autorizzazione e la chiara dicitura che si chiede il nulla-osta al suo svolgimento

–       Una presentazione generale dell’evento riguardante principalmente i percorsi di gara utilizzati ed un programma orario di massima (anche se preventivamente non concordato con le autorità)

–       La cronotabella abbastanza dettagliata di impegno delle strade per i percorsi in cui non si chiede/non e’ possibile la chiusura totale del percorso. La cronotabella contiene una serie di punti di passaggio, con tabella km e orario presunto di passaggio del primo e dell’ultimo concorrente. Consiglio… stare un po’ “larghi” con gli orari, ma senza esagerare. E’ un lavoro che va preparato con calma e attenzione.

–       Consiglio sempre di accludere nella stessa le richieste di patrocinio e di autorizzazione all’utilizzo dello stemma Comunale/Provinciale. Il patrocinio puo’ risultare utile per eventualmente evitare anche il pagamento di alcune tasse richieste da terzi (tasse di pubblicità date dall’autorità molte volte in gestione a società esterne)

–       Nel plico per Prefettura e Questura consiglio anche di allegare un dettagliato e ampio documento che descriva in modo ampio il piano organizzativo dell’evento che specifichi come vengono gestiti i vari percorsi (volontari, moto-staffette, barche, servizio sicurezza, ecc…)

 Visto che è poi la Prefettura, in collaborazione con la Questura, che potrebbe poi coinvolgere eventuali pattuglie per la sorveglianza di punti critici sulle strade non comunali (Polizia, Carabinieri, GdF, Forestale, ecc…) un consiglio è quello di inviare anche ai singoli comandi di zona una semplice lettera di avviso riguardo lo svolgimento della manifestazione in cui si descrivono quali strade vengono impegnate ed in cui si specifica che tutte le autorizzazioni sono state inviate a chi di competenza.Per quanto riguarda la eventuale domanda da inviare alla Capitaneria di Porto (autorizzazione della frazione natatoria soprattutto in mare) il consiglio è quello di allegare il dettaglio solo della frazione natatoria e di chiamare anticipatamente la stessa Capitaneria per capire quali informazioni ha bisogno. A volte, oltre a voler sapere quali e quante imbarcazioni saranno sul percorso, necessitano anche una mappa con dettagliata la posizione in coordinate assolute delle boe che delimitano il percorso con annessa descrizione del metodo di misura utilizzato. Non escludo che le richieste possano essere anche piu’ complicate ed è quindi meglio evitare una serie di comunicazioni che dilungano il rilascio dell’autorizzazione stessa.

 Nel prossimo articolo affronteremo il lato “Assicurativo” delle nostre gare. 

Come per tutti gli altri argomenti organizzativi, rimango sempre disponibile per una consulenza specifica in merito. I miei contatti sono in calce

 Sportivi saluti a tutti.
Marco Scotti    info@elbaman.it

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